nLPD & HR Café

Les notions de Privacy by design et Privacy by default sont mises en œuvre par nos équipes. HR Café dans sa conception initiale et sa configuration standard met en œuvre un certain nombre de règles qui implique la protection de la vie privée :

[Privacy by design]

Avant même la mise à disposition de l’application, celle-ci est développée par nos équipes de manière à intégrer les grands principes de la protection des données. HR CAFÉ ne collecte pas de données sensibles au sens de la LPD dans les données de l’employé ou dans les contrats de travail. Il est bien entendu possible pour vos administrateurs d’ajouter des champs personnalisés. Nous vous conseillons de toujours revenir aux grands principes de la LPD avant la collecte et l’utilisation d’une nouvelle donnée.

[Privacy by default] 

L’application HR CAFÉ est paramétrée par défaut de telle sorte que les mesures nécessaires de protection des données personnelles sont mises en œuvre. A titre d’exemple, un utilisateur n’a accès qu’aux données « publiques » d’un autre collaborateur. Peut aussi être mentionné l’accès limité par défaut des fonctions telles que les Rapports RH ou le Traitement de salaires donnant accès à des données salariales et personnelles qui doivent faire l’objet d’une protection particulière.

HR CAFÉ offre de nombreux avantages pour aider au respect de la nouvelle loi sur la protection des données. Nous avons voulu vous présenter ici les principaux bénéfices que vous pouvez tirer de l’utilisation du Portail RH.

[Contrôle des accès & traçabilité] 

Les département RH sont tenus de mettre en place les techniques de protection afin de garantir la sécurité des données. HR CAFÉ vous soutient dans cette démarche :

• La centralisation des données et des documents au sein du Portail RH vous permet contrôler l’accès de manière très sécurisée. L’authentification des utilisateurs se fait selon le référentiel de l’entreprise (Active Directory, SAML). L’activation de l’authentification à double facteur permet de renforcer la sécurité de l’accès à vos données d’employés.
• HR Café offre une traçabilité très fine des événements qui ont lieu dans l’application. L’historique, accessible sur les données et documents, permet de retracer les différents modifications ou consultations qui ont eu lieu en mentionnant le nom de l’utilisateur concerné ainsi que la date et l’heure.

A noter que pour les clients hébergés sur les datacenters du Groupe T2i, nous mettons en œuvre l’ensemble des processus nécessaires à la sécurité de vos données. Nos services d’hébergement sont certifiés ISAE3402 Type II reposant sur la mise en application des meilleures pratiques des standards du marché. Nous effectuons également des audits externes réguliers afin d’identifier de potentielles vulnérabilités.

[Conservation & suppression] 

Un des grands principes de la LPD est la proportionnalité. En découle la nécessité de conservation limitée des données. Au travers de divers fonctionnalités, HR Café est un véritable assistant pour conserver de manière proportionnelle les données et documents de vos employés :

• Il est possible de définir une date d’échéance sur un document ou sur une nature de document. Par exemple, vous pouvez définir que tout document de type compte-rendu d’entretien d’évaluation sera automatiquement supprimé après 10 ans
• Vous avez la possibilité de créer une ou plusieurs alertes suite au départ d’un collaborateur. L’équipe RH sera ainsi automatiquement informée 5, 10 ans après le départ de l’employé et pourra venir supprimer les données et documents selon vos processus mis en place. Il est également possible si vous le souhaitez, de mettre en place une suppression automatique des données d’un employé inactif après un délai défini.

[Droit d’accès & de rectification] 

Le droit d’accès à ses données personnelles est primordial dans le cadre de la protection des données. Les départements RH sont tenus de pouvoir communiquer aux employés les données collectées, d’informer sur l’usage qui en est fait et de donner droit à une rectification le cas échéant. Que vous propose HR Café ?

• Par défaut, le paramétrage mis en œuvre dans le Portail donne à l’utilisateur accès à toutes ses données personnelles. Il a ainsi connaissance des informations collectées le concernant et peut en demander la rectification.
• Le Portail RH offre la possibilité de fournir très facilement, au format électronique, l’ensemble des données et documents détenus. Cela s’avère très utile en cas de demande de droit d’accès d’un ancien employé par exemple. Il suffit de télécharger l’ensemble des documents du dossier personnel de l’employé au format zip et d’extraire via un rapport des données de base et des données de contrat de l’employé.