Durch das Inkrafttreten des revDSG am 1. September 2023 wurde die Notwendigkeit für die Personalabteilung, strenge Regeln für die Verwaltung der personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter einzuführen, deutlich dringender. Die Compliance der verschiedenen Verarbeitungsweisen und Anwendungen im Personalwesen im Rahmen der Sammlung, Nutzung und Sicherheit der in der Personalabteilung verwendeten Informationen muss zwingend gewährleistet sein.

Mit HR Café steht Ihnen ein datenschutzkonform entwickeltes Instrument zur Verfügung, dessen Funktionsumfang Sie bei der Einhaltung des revDSG unterstützt.

Die Konzepte Privacy by Design und Privacy by Default werden von unseren Teams umgesetzt. HR Café beinhaltet in seiner ursprünglichen Konzeption und Standardkonfiguration eine Reihe von Regeln zum Schutz der Privatsphäre:

[Privacy by design]

Noch vor Bereitstellung der Anwendung wird sie von unseren Entwicklern unter Berücksichtigung der wichtigsten Grundsätze zum Datenschutz konzipiert. HR CAFÉ sammelt keine im Sinne des DSG sensiblen Daten aus Mitarbeiterdaten oder Arbeitsverträgen. Natürlich ist es für Ihre Administratoren möglich, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. Wir empfehlen Ihnen, vor dem Erfassen und Nutzen neuer Informationen immer die Grundlagen des DSG zu berücksichtigen.

[Privacy by default] 

Die Anwendung HR CAFÉ ist standardmässig so konfiguriert, dass die erforderlichen Massnahmen zum Schutz personenbezogener Daten implementiert sind. So hat beispielsweise ein Nutzer nur Zugriff auf die «öffentlichen» Daten eines anderen Mitarbeiters. Hier sei auch auf den standardmässig eingeschränkten Zugriff auf Funktionen wie HR-Berichte oder Bearbeitung von Löhnen und Gehältern hingewiesen, die Zugang zu besonders schutzwürdigen Lohn- und Personendaten geben.

HR CAFÉ bietet zahlreiche Vorteile, die bei der Einhaltung des neuen Datenschutzgesetzes helfen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen die wesentlichen Vorteile vorstellen, in deren Genuss Sie bei der Nutzung des HR-Portals kommen.

[ZUGANGSKONTROLLE & RÜCKVERFOLGBARKEIT]

Personalabteilungen sind verpflichtet, Schutztechniken einzubinden, die die Datensicherheit garantieren. HR CAFÉ unterstützt Sie dabei:

• Die Bündelung von Daten und Unterlagen im HR-Portal bietet Ihnen eine besonders gesicherte Kontrolle der Zugriffsberechtigungen. Die Benutzerauthentifizierung erfolgt gemäss dem Bezugswerk des Unternehmens (Active Directory, SAML). Die aktive Zwei-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit beim Zugriff auf Ihre Mitarbeiterdaten.
• HR Café bietet eine äusserst genaue Rückverfolgbarkeit der Ereignisse, die in der Anwendung vorgenommen wurden. Das Verlaufsprotokoll von Daten und Unterlagen bietet die Möglichkeit, unter Eingabe des jeweiligen Benutzernamens, des Datums und der Uhrzeit die verschiedenen durchgeführten Änderungen oder Aufrufe nachzuvollziehen.

Es ist festzuhalten, dass wir für die in den Rechenzentren von Groupe T2i gehosteten Kunden sämtliche für die Sicherheit Ihrer Daten erforderlichen Abläufe umsetzen. Unsere Hosting-Leistungen sind nach ISAE 3402 Typ II zertifiziert und beruhen auf dem Best Practice-Einsatz der Marktstandards. Wir führen darüber hinaus regelmässige externe Audits durch, um potenzielle Schwachstellen zu erkennen.

[AUFBEWAHRUNG & LÖSCHUNG]

Eines der wesentlichsten Grundprinzipien des DSG ist die Verhältnismässigkeit. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einer beschränkten Aufbewahrungszeit von Daten. Mit verschiedenen Funktionen assistiert Ihnen HR Café bei der verhältnismässigen Aufbewahrung der Daten und Unterlagen Ihrer Mitarbeiter:

• Es kann für ein Dokument oder eine Dokumentart ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass der Unterlagentyp «Protokoll des Bewertungsgesprächs» automatisch nach zehn Jahren gelöscht wird.
• Sie können eine oder mehrere Warnungen nach Ausscheiden eines Mitarbeiters einrichten. Die Personalabteilung wird so fünf oder zehn Jahre nach Ausscheiden des Arbeitnehmers automatisch informiert und kann die Daten und Unterlagen nach den eingerichteten Verfahrensabläufen löschen. Wenn Sie es wünschen, können Sie auch eine automatische Löschung der Daten eines inaktiven Mitarbeiters nach einer festzulegenden Zeitspanne programmieren.

[RECHT AUF ZUGANG & BERICHTIGUNG]

Das Zugangsrecht zu den eigenen persönlichen Daten ist im Rahmen des Datenschutzes von zentraler Bedeutung. Die Personalabteilung ist verpflichtet, in der Lage zu sein, Arbeitnehmern die gesammelten Daten mitzuteilen, ihnen Auskunft über deren Verwendung zu erteilen und ihnen bei Bedarf das Recht auf eine Korrektur zu geben. Was bietet Ihnen HR Café?

• Standardmässig gibt die Konfiguration des Portals dem Benutzer Zugang zu allen seinen personenbezogenen Daten. So kann er die ihn betreffenden gesammelten Informationen zur Kenntnis nehmen und eine Berichtigung dieser Daten fordern.
• Das HR-Portal bietet die Möglichkeit, alle hinterlegten Daten und Unterlagen sehr einfach in elektronischem Format zur Verfügung zu stellen. Das ist zum Beispiel bei einer Forderung auf Zugangsberechtigung eines ehemaligen Mitarbeiters sehr hilfreich. Sämtliche Unterlagen aus der Personalakte des Mitarbeiters müssen nur noch im ZIP-Format heruntergeladen werden, dann können mithilfe eines Berichts die Stamm- und Vertragsdaten des Arbeitnehmers extrahiert werden.