ZUSAMMENFÜHREN BEDEUTET VEREINFACHEN

Sobald Mitarbeiterdaten dematerialisiert sind, werden sie in einem HR-Portal zur Teamarbeit zusammengeführt. Das vereinfacht jeden neuen Verwaltungsakt erheblich.

Datenerfassung ist mühsam und fehleranfällig. Im Unternehmen muss die Datenerfassung dennoch in den Händen der Personalabteilung bleiben, um den Schutz und die Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten. Neue, computergestützte Verwaltungstools vereinfachen diese Aufgaben.

Viele Unternehmen sehen sich allerdings immer noch mit verstreuten Arbeitnehmerdaten konfrontiert. Oftmals werden Excel-Sheets verwendet (Adressliste, Materialverleih, Ablauf einer Arbeitserlaubnis, Parkplatzmanagement usw.). Dazu kommen immer noch zahlreiche Papierdaten (Verträge, Krankenscheine, Berichte zu Bewertungsgesprächen usw.). Und sind diese Daten schon digital vorhanden, sind sie schwer zugänglich, denn sie befinden sich in häufig inkompatiblen Softwarelösungen (insbesondere Löhne, Arbeitszeitverwaltung).

Portal für die Zusammenarbeit

Der erste Schritt besteht somit in der Digitalisierung aller Daten des Unternehmens, vgl. unser Artikel. Im zweiten Schritt werden alle diese Daten in einem HR-Portal zur Teamarbeit zusammengeführt. In der HR Café-Lösung bildet dieses Portal eine Speicherzentrale mit der Möglichkeit, Daten nach Bedarf herauszuziehen.

Nehmen wir das Beispiel einer Adressänderung. Der Mitarbeiter meldet seine neue Postanschrift selbst direkt im HR-Portal an. Die Informationen werden anschliessend von der Personalabteilung freigegeben und werden automatisch in allen Dokumenten, die die Adresse des Mitarbeiters enthalten, geändert. Diese Bündelung reduziert den Zeitaufwand für die Erfassung und das Fehlerrisiko.

Die Oberhand behalten

Da diese Aufgaben mit sehr geringem Zusatznutzen von der Software HR Café wahrgenommen werden, kann sich der Personalmanager der Unterstützung von Mitarbeitern und der Geschäftsleitung widmen. Dennoch behält er die Kontrolle über die administrative Verwaltung, denn er gibt die Aufgaben aus seinem individuell konfigurierten Cockpit aus frei und steuert sie.

Abschliessend ist festzuhalten, dass in einem gesetzlich zunehmend anspruchsvollen Kontext des Datenschutzes die Möglichkeit, einfach und jederzeit auf alle Mitarbeiterdaten des Unternehmens zugreifen zu können, nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch die Sicherheit und Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten gewährleistet.