Swissdec 5: Was ist zu tun?

Ab Januar 2025 wird Swissdec 5 den Standard für die Lohnverarbeitung sein. Mit bedeutenden Fortschritten in den Bereichen Sicherheit, Compliance und Effizienz wird sich diese Entwicklung unmittelbar auf die HR-Praktiken auswirken. In diesem Artikel fassen wir die wesentlichen Anpassungen zusammen, die Sie vornehmen sollten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Was ist Swissdec?

Swissdec ist ein renommierter Schweizer Verein, der den ELM-Standard (Einheitliches Lohnmeldeverfahren oder Procedure Unifiée de Communication des Salaires [PUCS]) verantwortet. Dieser Standard ermöglicht einen sicheren und einheitlichen Austausch von Lohndaten zwischen Unternehmen und Behörden, wie Sozialversicherungen, Pensionskassen und Steuerbehörden. Swissdec vereinfacht die elektronische Meldung von Löhnen und gewährleistet dabei höchste Konformität und Zuverlässigkeit. Zudem vergibt Swissdec die Zertifizierungen, die bestätigen, dass eine Software alle Anforderungen des Standards erfüllt.

Warum Swissdec 5?

Seit 2013 wird der ELM-Standard in der Version 4.0 weitgehend genutzt. Ab Januar 2025 wird dieser schrittweise durch die neue Version 5.0 ersetzt, die als Referenzstandard etabliert wird. Swissdec hat einen präzisen Zeitplan entwickelt, um die Umstellung aller Beteiligten auf die Version 5.0 zügig voranzutreiben:

• 31.12.2024: Zielsetzung – Alle ERP-Systeme sollen nach ELM 5.0 zertifiziert sein
• 31.12.2025: Letztmöglicher Termin für die Übermittlung der Quellensteuerabrechnungen im ELM 4.0
• 30.06.2026: Letzter Termin für die Übermittlung im ELM 4.0 in allen weiteren Bereichen

Mit dieser neuen Version sind bedeutende Anpassungen erforderlich, insbesondere im Hinblick auf die Quellensteuerabrechnung, um den aktuellen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Ein zentrales Ziel ist es, die Daten präzise und vollautomatisiert mit den Steuerbehörden verarbeiten zu können.

Insgesamt bietet die neue Version eine erhöhte Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit beim Datenaustausch mit der AHV, den Familienausgleichskassen sowie dem Bundesamt für Statistik (BFS). Darüber hinaus wird die Sicherheit gesteigert, da sie den neuesten Standards zum Schutz vor Cyberbedrohungen entspricht.

Was ändert sich dadurch konkret?

Sie sind verantwortlich für die Lohnverarbeitung in Ihrer Organisation und möchten herausfinden, welche Veränderungen auf Sie zukommen. Hier sind einige Beispiele für Anpassungen, die mit dem Übergang zu Swissdec 5 einhergehen. Diese Prozesse werden erheblich vereinfacht, wenn Sie eine Software nutzen, die für den neuen Standard zertifiziert ist:

• Meldung der voraussichtlichen Löhne an die Vorsorgeeinrichtungen zur Berechnung der BVG-Abzüge – ein Schritt, der künftig reibungsloser ablaufen wird.
• Monatliche Übermittlung der statistischen Daten an das Bundesamt für Statistik (BFS), statt der bisherigen zweijährigen Intervalle, was die Aktualität Ihrer Daten erhöht.
• Bearbeitung negativer AHV-Löhne vor der Übermittlung an die Ausgleichskasse – ein Prozess, der durch die neue Software deutlich effizienter gestaltet wird.
• Für italienische Grenzgänger: Obligatorische Bereitstellung zusätzlicher Daten bei der Übermittlung der Quellensteuern, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
• Möglichkeit zur Berichtigung eines bestimmten Lohnausweises, was Ihnen mehr Flexibilität und Kontrolle über Ihre Lohnabrechnungen gibt.

Mit diesen Verbesserungen wird die Lohnverarbeitung nicht nur einfacher, sondern auch sicherer und effizienter.

Wie bereiten Sie sich optimal vor? 

Um einen nahtlosen Übergang zum neuen Swissdec 5-Standard zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

• Setzen Sie auf zertifizierte Software: Nutzen Sie so früh wie möglich eine Swissdec 5-zertifizierte Software. So stellen Sie sicher, dass Ihre Übermittlungen bis Ende 2025 reibungslos im Einklang mit dem neuen Standard erfolgen können.
• Schulen Sie Ihre HR-Teams: Machen Sie Ihre Teams mit den bevorstehenden Änderungen vertraut, um einen harmonischen Übergang zu ermöglichen.

Das HR Café-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten, Ihnen den Schulungsplan vorzustellen und Sie während dieses wichtigen Übergangs zu unterstützen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir sind für Sie da!