PERSONALWESEN UND DATENSCHUTZ: MIT VIER TIPPS DIE GESETZE ERFÜLLEN

Der Schutz von Personaldaten wurde von Personalabteilungen immer berücksichtigt, hat aber in den letzten Jahren einen vorrangigen Stellenwert in den Diskussionen und den praktischen Abläufen eingenommen.

Durch die Einführung von Bundesgesetzen (Datenschutzgesetz DSG) und europäischen Verordnungen (DSGVO) konnten die Persönlichkeitsrechte in Bezug auf die Datenverarbeitung gestärkt werden. Im Gegenzug müssen sich Beteiligte, die Daten in ihrem jeweiligen Aufgabengebiet verarbeiten, zwingend verantworten.

Personalabteilungen sind keine Ausnahme von der Regel, denn sie verarbeiten jeden Tag zahlreiche personenbezogene Daten von Mitarbeitenden (Telefonnummer, Name, Adresse, Gehalt usw.).

Der Inhalt, das Zugriffsrecht oder auch die Aufbewahrungsfrist sind Fragen, die Personalabteilungen bei der Verwaltung von Personalakten berücksichtigen müssen.

Erfahren Sie in diesem Artikel unsere vier Tipps, mit denen Sie die Verwaltung Ihrer Personalakten gesetzeskonform erfüllen.

Die Zugriffsrechte auf Dokumente von HR-Abläufen (Gehälter, Einstellungen, Kontaktdaten, Bewertung, Kompetenzmanagement usw.) sind besonders komplex. Selbst innerhalb der Personalabteilung kann es je nach Aufgabengebiet und Serviceleistungen im Unternehmen vorkommen, dass Sachbearbeiter keinen Zugang auf sämtliche Personalakten haben. Daher gestaltet die Ablage von HR-Unterlagen in einer klassischen Baumstruktur wie von Windows bekannt die Verwaltung von Zugriffsrechten eher komplex. Durch die Einführung eines elektronischen Personaldokumentenmanagementsystems (DMS) können Unternehmen sehr genau und auf automatische Weise die Zugangsberechtigungen zu Unterlagen definieren, beispielsweise je nach Art der Daten und dem hinterlegten Profil.

1. Kontrolle des Zugangs und der Speicherung von HR-Dokumenten

Gemäss geltender Rechtsvorschriften ist der Grundsatz der Datensicherheit einzuhalten. Zum Schutz der Daten und zur Verhinderung unbefugter Verarbeitung sind technische und organisatorische Massnahmen zu treffen. Daher ist der Zugang und die Speicherung von Mitarbeiterdokumenten unbedingt zu kontrollieren.

Die Zugriffsrechte auf Dokumente von HR-Abläufen (Gehälter, Einstellungen, Kontaktdaten, Bewertung, Kompetenzmanagement usw.) sind besonders komplex. Selbst innerhalb der Personalabteilung kann es je nach Aufgabengebiet und Serviceleistungen im Unternehmen vorkommen, dass Sachbearbeiter keinen Zugang auf sämtliche Personalakten haben. Daher gestaltet die Ablage von HR-Unterlagen in einer klassischen Baumstruktur wie von Windows bekannt die Verwaltung von Zugriffsrechten eher komplex. Durch die Einführung eines elektronischen Personaldokumentenmanagementsystems (DMS) können Unternehmen sehr genau und auf automatische Weise die Zugangsberechtigungen zu Unterlagen definieren, beispielsweise je nach Art der Daten und dem hinterlegten Profil.

Auf der anderen Seite ermöglicht die Verwendung eines herkömmlichen Verzeichnisses oder eines E-Mail Dienstes kein genaues Tracking des Speicherortes von Unterlagen. Das ist insbesondere beim jährlichen Interview der Fall, bei dem es zur üblichen Praxis gehört, dass der Vorgesetzte eine Kopie des erstellten Dokuments aufbewahrt, es per E-Mail an den Mitarbeiter zur Freigabe und anschliessend an die Personalabteilung zur Verarbeitung sendet. Dieses Dokument wird dann an drei verschiedenen Orten gespeichert und befindet sich in den E-Mail-Postfächern mehrerer Personen. Die Online-Personalakte bietet einen zentralen Zugang zu den an einem einzigen Ort gebündelten Unterlagen und gewährleistet die zentrale Speicherung für eine verbesserte Dokumentensicherheit.

Eine EDM-Lösung für die Personalabteilung schützt die Mitarbeiterdaten besser und verringert Risiken durch gemeinsame Dokumentennutzung über herkömmliche Kommunikationswege.

2. Daten Ihrer Mitarbeitenden jederzeit einfach abrufen können

Wussten Sie, dass ein Mitarbeiter auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen jederzeit das Recht hat, die Informationen anzufordern, die das Unternehmen über ihn besitzt? Für eine Personalabteilung, in der die Mitarbeiter Daten in Excel-Dateien verarbeitet und Personalunterlagen in verschiedenen Windows-Verzeichnissen gespeichert werden, kann sich die Aufgabe als Herausforderung erweisen.

Die Einführung einer EDM-Lösung für das Personalwesen vermeidet in diesem speziellen Fall aufwändige Suchen. Der Mitarbeiter kann jederzeit auf seine Personalakte zugreifen, die in einem einzigen und gesicherten Repository seine Daten und Unterlagen für den kompletten Überblick bereit hält. Darüber hinaus bietet eine EDM-Lösung oftmals ein erweitertes Suchsystem, mit dem die Personalabteilung die gewünschten Informationen mit wenigen Klicks exportieren kann. Eine Dematerialisierungslösung bietet als zentrales Werkzeug beim Speichern von Dokumenten nebenbei den Vorteil, dass die Unterlagen leichter zu kontrollieren und zu prüfen sind.

3. Respektieren Sie das Recht Ihrer Mitarbeitenden auf Vergessenwerden

Um den gesetzlichen Rahmen einzuhalten, kann man Unternehmen nur dringend empfehlen, ausschliesslich Unterlagen und Daten aufzubewahren, die für die HR-Abläufe und den reibungslosen Unternehmensbetrieb relevant sind. Aus diesem Grund ist ein strenges Management bei der Aufbewahrung von Unterlagen und Daten, die Sie über Ihre Arbeitnehmer besitzen, einzurichten und einzuhalten. Auch hier ist es bei einer klassischen Verwaltung Ihrer Unterlagen über ein Windows-Verzeichnis nicht einfach, zu löschende Daten zu finden. Manuelle Abläufe müssen in regelmässigen Abständen wiederholt werden, insbesondere um das Recht auf Vergessenwerden Ihrer ausgeschiedenen Mitarbeiter zu gewährleisten.

Die EDM für das Personalwesen bietet eine ideale Lösung, denn damit ist Entwicklungszyklus von Daten effizient zu bearbeiten, unnötige Daten können einfach gelöscht und eine Aufbewahrungsdauer für bestimmte Unterlagen eingerichtet werden, um deren Löschung zu automatisieren.

4. Authentizität und Rückverfolgbarkeit von HR-Dokumenten gewährleisten

Die geltenden Gesetze sind streng: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss deren Richtigkeit sicherstellen. Das erfordert daher einen hervorragenden Überblick über die Protokollierung von Änderungen, Aufrufen oder Downloads. Ein Arbeitszeugnis muss beispielsweise bei umfassender Sicherstellung seiner Authentizität aufbewahrt werden.

Ein EDM-System bietet den Vorteil eines Ereignismanagementsystems, mit dem die an den Unterlagen durchgeführten Aktionen durch verschiedene Anwender protokolliert werden. Vom einfachen Aufruf bis zur Änderung des Inhalts, jede Aktion wird aufgezeichnet und je nach Bedarf und Berechtigung zugänglich gemacht. Mit einem EDM-System ist es somit möglich, genau zu erfahren, wer das Dokument aufgerufen, geändert oder heruntergeladen hat.

Die Personalabteilungen sind also von den geltenden Datenschutzbestimmungen stark betroffen. Die Konformität der Daten- und Dokumentenverarbeitung Ihrer Mitarbeitenden kann mit der Digitalisierung von HR-Abläufen und der Zusammenführung von Unterlagen in einem gesicherten und kontrollierten System, der Personalakte, tatsächlich vereinfacht werden.

Möchten Sie ein elektronisches Dokumentenmanagement für Ihre Personalakten einführen?

Informieren Sie sich über das Modul Mitarbeiterakte und HR-Dokumente.