DIE PERSONALAKTEN DIGITALISIEREN: FUNDAMENT DER HR-DIGITALISIERUNG

Die Digitalisierung von Personalakten

Viele Unternehmen kämpfen immer noch mit der Digitalisierung von Personalakten und ihren HR-Daten. Dem belgischen Professor und Spezialist für neue Technologien und organisatorischen Wandel François Pichault zufolge verfügen nur 30-50 % der Unternehmen über ein «korrektes» HR-Informationssystem (HRIS). Eine erstaunliche Feststellung, denn die ersten HRIS-Softwarelösungen kamen in den 1990er Jahren auf den Markt. Die Schwierigkeiten, die die Unternehmen auf dem Weg zur kompletten Digitalisierung haben, lassen sich auf verschiedene Weise erklären: Mangel an Zeit und Ressourcen, grosse Angebotsvielfalt, was die Auswahl der Software und die Erstellung einer klaren Roadmap zum Einstieg in den Veränderungsprozess erschwert. Das bedeutet, Personaldaten und Personalakten werden immer noch mehrheitlich in Hängeregistratur oder Excel-Tabellen archiviert. Das erschwert den Mitarbeitenden den Zugriff. Die Daten sind nicht immer auf dem letzten Stand und es kommt zu häufigen Zeitverlusten bei der Suche nach einer «verloren gegangenen» oder «nicht zurückgestellten» Akte. Es wäre allerdings eine Illusion zu glauben, der Schritt zur kompletten Digitalisierung wäre zu vermeiden. Denn die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter in einem gesicherten Portal zu verwahren ist ein unverzichtbares Fundament für die erfolgreiche Digitalisierung der anderen HR-Abläufe. Auf dieser Grundlage können Mitarbeiter direkt auf Ihre Unterlagen (insbesondere Gehaltsabrechnungen, Verträge und Urlaubsansprüche) zugreifen. Wie kann man vorgehen?

Personalakten digitalisieren

Für die Datenübernahme sind im Prinzip die Akten zu scannen und sie in einer Windows-Baumstruktur zu strukturieren. Nach diesem ersten Schritt erfolgt die Datenübernahme in ein gesichertes HR-Portal relativ einfach. Sobald es eingerichtet ist, bietet dieses Fundament einen schnellen Return on Investment.

Verschiedene Aufgaben werden automatisiert: Versand der Gehaltsabrechnungen, Lohnnachweise und Urlaubsansprüche. Auf dieser Basis kann dann eine IT-Architektur errichtet werden, die diese grundlegenden Daten für ein Steuercockpit verwendet: Schulungspläne, Bewertungen zum Jahresende usw. Sie können darüber hinaus Big-Data-Projekte starten (zum Beispiel den Bedarf an Neueinstellungen planen).

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