GEHALTSABRECHNUNG MIT L-GAV-ZERTIFIZIERUNG – ERFAHRUNGSBERICHT VON HOTELA

Gehaltsabrechnung mit L-GAV-Zertifizierung

HOTELA bietet den Gehaltsabrechnungsservice mit L-GAV- Zertifizierung über die Lohnabrechnungssoftware von Groupe T2i.

Als gemeinnützige Organisation und Spezialist für Sozialversicherungen mit fast 200 Mitarbeitern hat sich HOTELA für die Lösung von Groupe T2i entschieden, um die Gehälter ihrer Kunden zu verwalten.

Die Flexibilität der Lösung von Groupe T2i bietet HOTELA die Chance, den ersten Service in der Schweiz anzubieten, mit dem das Lohn- und Sozialversicherungsmanagement in einer einzigen Anlaufstelle automatisiert und gebündelt werden kann.

Mit dem Ziel, HOTELA bei der Optimierung ihrer Dienstleistungen zu unterstützen, hat Groupe T2i ihre Gehaltsabrechnungslösung in die erste und einzige «Lohndienstleistung» eingebunden, die für das Hotel- und Gaststättengewerbe L-GAV-zertifiziert wurde (HOTELA Full). Diese Integration wurde in Zusammenhang mit der bereits bei HOTELA betriebenen Webplattform für die Meldung von Sozialversicherungsereignissen (Hotela+) durchgeführt.

«Wir sind dabei von der Feststellung ausgegangen, dass viele Kunden es versäumt haben, Versicherungsereignisse (neuer Mitarbeiter, Unfall, Änderungen der persönlichen Daten usw.) grundsätzlich zu melden, auch wenn das obligatorisch ist. Das Ziel bestand also darin, nicht nur die Meldungen für unsere Kunden zu vereinfachen, sondern auch die Arbeit unserer Teams», erklärt Gilbert Caillet-Bois, Operative Leitung und Versicherungen bei HOTELA.

Das Hotel- und Gaststättengewerbe ist durch seinen saisonalen Charakter von zahlreichen Personalbewegungen geprägt. Vor der Einführung dieser Lösung waren alle Meldeverfahren (neuer und ausscheidender Mitarbeiter oder Antrag auf Familienzulage) sehr langwierig: Papierformular, Online-PDF, E-Mail usw. Es wurde häufig etwas übersehen, Fehler waren an der Tagesordnung. Die Plattform zur Meldung eines Ereignisses (Hotela+) bietet die Möglichkeit, Meldungen automatisch online zu erfassen und die Bearbeitung des Antrags über die Verfahrensschritte in Echtzeit zu verfolgen.

«Heute gibt es keine Formulare mehr! Unsere Kunden müssen die Sozialversicherungen nicht mehr verstehen, bei der Online-Meldung von Ereignissen werden alle Versicherungsänderungen automatisch bearbeitet», erklärt Tiago Joaquim, Leiter der Abteilung Kunden-Back Office.

Der Gesamtumfang dieses Projekts beträgt 120 000 Versicherungsereignisse pro Jahr für rund 70 000 Versicherte.

Von der Bearbeitung der Sozialversicherungsbeiträge zur Gehaltsabrechnung!

Um das Angebot zu vervollständigen, hat Groupe T2i ihre Gehaltsabrechnungslösung zur Verfügung gestellt, mit der HOTELA noch einen Schritt weitergehen und mehr als 1500 Gehälter pro Monat für ihre Kunden verarbeiten kann.

«Als wir das Meldeportal entwickelten, stellten wir fest, dass das Management für unsere Kunden nur geringe zusätzliche Ressourcen erforderte, da wir über alle relevanten Informationen und Fachkompetenzen verfügten. Durch die Flexibilität der Lösung von Groupe T2i und ihre Integrationsfähigkeit in unsere Tools konnten wir die Herausforderung annehmen und dieses Konzept umsetzen. «, erläutert Gilbert Caillet-Bois. Der Kunde hat zahlreiche Vorteile: Zeitersparnis, finanzielle Einsparungen, verbesserte Sicherheit usw.

Konkret ist ein Sachbearbeiter dank der Automatisierung der Abläufe in der Lage, dreimal so viele Vorgänge wie in der Vergangenheit zu bearbeiten: keine Doppelerfassungen, automatische Stundenerfassung usw. Alle Daten aller Systeme sind identisch, so dass die Einheitlichkeit aller Dokumente (BVG-Rechnung, Lohnabrechnung usw.) gewährleistet ist.

«Eine WIN-WIN-Situation: Gastronomen können sich ihrer Aufgabe widmen, ohne sich um administrative Details zu kümmern und können gleichzeitig sicher sein, die Anforderungen der L-GAV und der Gesetze zu erfüllen. Bei uns sorgt das Tool dafür, dass unsere Verwaltungskräfte eine effiziente und präzise Arbeit abliefern.» fasst Tiago Joaquim zusammen.

Von der Bedarfsdefinition über die Integration und die spezifischen Entwicklungen bis hin zur Markteinführung der Lösung wurde das Projekt in einem Jahr realisiert. «Die Kenntnis des Lohnmanagements und das offene Ohr der Teams von Groupe T2i haben deutlich zum Erfolg des Projekts in so kurzer Zeit beigetragen», schliesst Gilbert Caillet-Bois. Die Gehaltsabrechnungslösung von Groupe T2i wurde von den HOTELA-Teams nach einer kurzen Schulung problemlos übernommen.

HOTELA und Groupe T2i planen, den Automatisierungsprozess fortzusetzen, insbesondere indem sie ihren Kunden neue Funktionen anbieten.