Digitaliser les fiches de salaires : avantages et inconvénients

La dématérialisation des fiches de paie, une nécessité ?

Comment simplifier la gestion des documents de l’entreprise ? Que peut-on faire pour simplifier le travail des RH et le rendre plus efficace ? L’une des solutions est sans nul doute la dématérialisation.

La démocratisation du télétravail dû à la crise sanitaire a précipité cette tendance. Tendance aujourd’hui incontournable, au point qu’elle impose aux entreprises de forcer le pas et de procéder à une digitalisation afin de rester compétitives. Elles ont alors tout intérêt à opérer cette transition efficacement.

La gestion papier de la distribution des fiches de paie est un processus particulièrement chronophage et contraignant. Impression, mise sous pli, affranchissement, envoi par la poste… sont autant de tâches qui peuvent être grandement simplifiées par la dématérialisation.

Toutefois, ce passage au numérique n’offre pas que des avantages. C’est pourquoi, nous souhaitions vous en signifier tous les aspects au travers de cet article.

Quels sont les avantages à la digitalisation des fiches de paie ?

• La diminution du papier : Le « paperless » est probablement un des meilleurs atouts qui penchent en faveur de la dématérialisation. Cette dernière permet d’abolir la gestion contraignante des dossiers suspendus dans des placards verrouillés. Passer à la dématérialisation diminue drastiquement les risques de perte ou de détérioration des documents.
• L’accessibilité : La feuille de salaire digitale est disponible en PDF en quelques clics. Votre fiche de salaire peut être mise à disposition en tout temps et depuis n’importe où, tout en respectant les droits d’accès de chacun. La centralisation des informations importantes pour l’entreprise et ses collaborateurs est aujourd’hui une nécessité.
• L’optimisation du traitement : La digitalisation permet d’optimiser le processus de traitement des fiches de salaires ainsi que les coûts y afférents. La transmission simplifiée du document accroît la productivité des équipes RH et des gestionnaires de paie.
• La sécurité des données : La sécurité, la traçabilité et la confidentialité sont assurées. Un bon outil de GED garantie un espace de stockage sécurisé, des sauvegardes régulières ainsi que des accès propres à chaque rôle dans l’entreprise. La sécurité des données salariales est bien meilleure avec une gestion digitalisée qu’avec une gestion papier classique.
• La centralisation des documents : La digitalisation des documents de paie mais également de tout document RH donne la possibilité d’accéder, de recenser et d’extraire facilement l’ensemble des documents concernant un employé, cela peut par exemple être le cas lors d’un départ.

Quels sont les freins à digitaliser vos feuilles de salaire ?

• Les coûts initiaux : Les coûts que représentent une transition digitale peuvent freiner certaines entreprises, qu’il s’agisse de l’acquisition d’un outil de GED d’entreprise ou la mise en place de toute autre solution satisfaisante de stockage des fiches de salaires. La question des coûts doit cependant être réfléchie à long terme en incluant les frais que peuvent cachés une gestion papier des documents de paie.
• La fraude : La digitalisation et la mise à disposition des données et documents sensibles tels que les fiches de paie doivent se faire au regard des risques de cyberattaques et fraudes internes existants. Dans le cadre d’une telle démarche l’entreprise doit en premier lieu s’assurer de la sécurité de son système informatique et l’améliorer si nécessaire.
• La culture d’entreprise : Tant que cela fonctionne, pourquoi changer ? La culture d’entreprise ainsi que tout l’organisationnel relatif, les vieilles habitudes sont des freins classiques à un tel projet qu’il est important de bien considérer aux balbutiements de votre démarche.

Réussir un projet de digitalisation des documents de paie

Comme nous pouvons le constater, la balance penche en faveur des avantages. La dématérialisation offre une vraie plus-value aux entreprises et leur permet d’être plus compétitives : gain de temps, de productivité, meilleure autonomie des collaborateurs…

L’innovation aux portes du marché ! Certes, la réticence aux changements peut en effrayer plus d’un, c’est pourquoi l’accompagnement par des experts qualifiés dans ces phases de transition est primordiale !

Vous réfléchissez à mettre à disposition vos fiches de paie de manière dématérialisée ?
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