Les 6 critères à considérer pour externaliser sa paie

Votre entreprise souhaite avoir une meilleure gestion du temps au bénéfice de ses activités stratégiques et se concentrer uniquement sur des tâches à haute valeur ajoutée ? Est-il difficile pour votre entreprise  de maintenir un niveau d’expertise adéquat dans le domaine des salaires et d’être à jour (en veille) avec les évolutions légales ? Vous manquez de temps pour vos tâches administratives RH ou celles-ci prennent-elles le dessus sur le rôle central de la fonction RH ? Vous désirez accroitre la productivité de votre service RH ?

Si au moins l’une de vos réponses à cette question est « oui », des solutions existent, notamment confier l’intégralité ou partie de sa gestion des salaires et tâches administratives RH à un prestataire externe. Mais cette décision ne doit pas être prise à la légère et doit faire l’objet d’une réflexion approfondie.

Pour vous aider dans cette démarche, nos experts en RH vous proposent 6 critères à considérer avant d’externaliser sa paie.

1. Le périmètre de votre projet d’externalisation est-il bien défini ?

Prenez le temps de lister l’ensemble des processus et tâches existants dans votre gestion administrative du personnel pour ensuite définir lesquels souhaitez-vous externaliser. Privilégiez l’externalisation de tâches à faible valeur ajoutée et gardez vos compétences fortes et uniques à l’interne ! C’est aussi une bonne occasion de remettre en cause le fonctionnement de votre gestion rh et administrative actuelle, de déterminer où est-ce que des gains de temps peuvent être réalisés ou encore de déterminer les processus que vous pourriez dématérialiser. Par la suite, ces éléments vous permettront d’établir un cahier des charges clair et précis.

2. Comment bien choisir le prestataire qui vous accompagnera au mieux dans l’outsourcing de la gestion de vos paies ?

La sélection du partenaire externe est primordiale car c’est un choix fait sur le long terme et qui aura un impact financier. Renseignez-vous bien sur les prestataires présents sur le marché et tâchez de répondre aux questions suivantes :

• Les services proposés couvrent-ils le périmètre défini ?
• Le prestataire comprend-il mes processus et mes besoins ?
• L’outil du prestataire possède-t-il les certifications nécessaires ? Notamment la certification Swissdec
• L’expertise du prestataire et le logiciel de paie utilisés sont-ils en adéquation avec le secteur d’activité de mon entreprise (convention collective, spécificités salariales, contrats de travail, …)?
• Quelle est la composition de l’équipe du prestataire ? A-t-il les ressources suffisantes avant, durant et après la mise en place de l’externalisation ? Comment le backup du gestionnaire de paie est-il organisé un cas d’absence de l’interlocuteur principal ? Quelles qualifications possèdent le gestionnaire de ma paye ? Le prestataire choisi assure-t-il une veille active concernant les exigences légales ?
• Quels sont les services inclus dans la redevance annuelle ? Quels sont les services qui seront facturés en sus selon le contrat d’externalisation ?
• Une SLA (Service Level Agreement = définition du niveau de service) est-elle en place ?

3. Quels sont vos besoins spécifiques liés aux salaires et à la gestion des ressources humaines ? 

Une externalisation des salaires et des tâches administratives implique des requis techniques et en principe, un remplacement du logiciel de paie actuel. Il sera notamment primordial de :

• Lister d’éventuels développements spécifiques faits par le passé et de définir s’ils devront être repris, abandonnés ou adaptés
• Définir l’historique des données à reprendre et pour celles non reprises, leur méthode d’archivage
• Lister les rapports et extractions utilisés au quotidien dans la gestion de vos salaires
• Lister les champs liés aux données de paie et les éléments de paie spécifiques
• Penser aux conséquences sur les données comptables

4. Quelles sont les implications techniques qui découlent d’un changement de logiciel de paie ?

Il s’agira de lister les interfaces existantes (entrantes et sortantes) entre les systèmes en place et de définir les futures interfaces techniques avec l’outil de votre futur prestataire externe (par ex. le système de gestion du temps devra envoyer des timbrages ou provisions au système de paie utilisé par le prestataire).

Anticipez également les coûts supplémentaires engendrés par la reconstruction de ces interfaces

5. Sécurité des données

Les données de votre entreprise et vos collaborateurs doivent être protégées de manière adéquate en tout temps et répondre aux exigences légales en vigueur. Il s’agira notamment de répondre aux questions suivantes :

• Où mes données seront-elles hébergées ? En mode Saas ? En local ? Dans quel pays ?
• Comment la sécurité des données est-elle garantie ? Quelles sont les normes de qualité appliquées ? Que se passe-t-il en cas de perte ou altération des données ?
• Qui aura accès à ces données ? Le prestataire choisi travaille-t-il avec d’autres parties tierces ayant accès aux données ?

6. Considérez les aspects de communications avec le prestataire

Pour le traitement futur de la paie, il sera important d’aborder avec le sous-traitant les méthodes d’échanges et de communication qui assureront le bon déroulement mensuel de la gestion des salaires.  Considérez notamment l’utilisation d’un portail digital pour les différentes annonces et le transfert d’informations et de documents avec le prestataire, mais également avec vos collaborateurs (annonce de mutations, fiches de paie, …). Il s’agira aussi de définir les rôles de chacun et d’établir un calendrier de paie comportant les échéances critiques.

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