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Dokumentenmanagement, ein erster Schritt zur Digitalisierung im Personalwesen

Die Corona-Pandemie bildet die grösste Gesundheitskrise, die die Menschheit bislang erfahren hat. Sie zeigte die Schwierigkeiten unserer Gesundheitssysteme, sich einer Katastrophe solchen Ausmasses zu stellen und den Drahtseilakt zwischen der Gesundheit der Bürger und der Gesundheit unserer Volkswirtschaften zu bewältigen. Von diesem Fazit abgesehen, ist auch darauf hinzuweisen, dass die vergangene Zeit die Digitalisierung des Personalwesens  in den Unternehmensstrukturen stark beschleunigt hat. Das Personalwesen, das historisch dezentral und gesetzlich an strenge Dokumentationsverfahren gebunden ist, hat die Hürde der Digitalisierung nicht so schnell genommen, wie andere Abteilungen im Unternehmen. Die Gesundheitskrise hatte den Vorteil, dass die Personalabteilungen ihre Dokumentationsabläufe in Rekordzeit umstellen mussten. Vom Teamwork auf der Grundlage der Anwesenheit musste die Zusammenarbeit an Dokumenten durch Mitarbeiter, die an den verschiedensten Orten verteilt waren, neu konzipiert werden. Die Wahl effizienter und geeigneter technologischer Werkzeuge ist daher ein wesentlicher Bestandteil, um die Verbindung unter den Menschen zu erhalten, die das Wesen der Personalabteilung ausmacht!

Heute geben 33 % der Personalleiter an, dass sie die Digitalisierung der Personalabteilung in ihrem Unternehmen beschleunigen möchten. Eine umfassende digitale Verwaltung von Personalunterlagen bietet Personalabteilungen und Mitarbeitenden erhebliche Vorteile in jeder wichtigen Phase der Karriereentwicklung des Arbeitnehmers.

On-Boarding: ein entspanntes Boarding für Ihre Mitarbeitenden

In den letzten Jahren ist das, was man nach dem Vorbild des Luftverkehrs «HRSpeedBoarding» nennen könnte, populär geworden. Diese wichtige Phase in der Karriereentwicklung des Mitarbeiters sollte durch Digitalisierung nicht vernachlässigt werden, im Gegenteil, sie ist dokumentarisch und organisatorisch einfacher und direkter. Schluss mit Word- oder PDF-Formularen, die vom zukünftigen Passagier ausgefüllt und von Ihren HR-Teams erneut erfasst werden müssen, Schluss mit Papierverträgen, die geschrieben, gedruckt, unterzeichnet, gescannt, gesendet werden und Schluss mit Betriebsordnungen, die dem Neuankömmling auf den Schreibtisch gelegt werden. Im Jahr 2020 entschieden sich die Personalabteilungen noch ganz unter dem Eindruck der Telearbeit für digitale Formulare, die online ausgefüllt, automatisch bearbeitet und elektronisch unterzeichnet wurden, aber auch für HR-Dokumente, die dem Mitarbeiter in seinem persönlichen digitalen HR-Bereich zur Verfügung gestellt werden.

Travel Mode: ein «Self-Service»-Modell im Unternehmen

HR-Teams werden von Mitarbeitenden und Managern besonders für die Erstellung und den Versand von Dokumenten aller Art gefordert. Bei diesen Aspekten ermöglicht die Digitalisierung des Personalwesens auch, die durch Telearbeit aufgezwungene Entfernung zu kompensieren. Durch einen persönlichen digitalen HR-Bereich für Mitarbeitende senden sie ihre Anfrage direkt über das Tool, die Personalabteilung bearbeitet die Dokumente automatisch auf der Grundlage von Vorlagen und lässt sie von den Beteiligten über ein digitales Paraphierungsverfahren abzeichnen. Als Sahnehäubchen können die Mitarbeitenden jederzeit auf ihre Unterlagen zugreifen und sie einfach herunterladen, ohne sich an die Personalabteilung wenden zu müssen.

Off-Boarding: mit der Digitalisierung der Personalabteilung eine Rundum-sorglos-Landung

Wie der Eintritt wird auch das Ausscheiden des Mitarbeitenden im aktuellen Kontext mit digitalen Tools bedeutend vereinfacht. In Bezug auf die Dokumentation ermöglicht es die Bündelung aller Personalunterlagen unter einem digitalen Dach den HR-Teams, dem Beteiligten die wichtigste Bestandteile seiner Personalakte zu übergeben (und dabei die DSGVO und das DSG einzuhalten). Indem das im geeigneten Tool bereitgestellte Material aufgelistet wird, ist Schluss mit vergessenen Schlüsseln, Ausweisen, Smartphones usw., hinter denen nicht mehr hergelaufen werden muss.
Das Ausscheiden des Mitarbeiters erfolgt ohne die Gefahr, etwas zu vergessen und ohne Sicherheitslücke für das HR-Team.

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