INTERNE ODER EXTERNE LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG: WARUM ENTSCHEIDEN?

Interne oder ausgelagerte Verwaltung der Löhne: warum entscheiden?

In einem früheren Artikel mit dem Titel Der menschliche Faktor im Personalwesen haben wir die Vorteile aufgelistet, die eine Auslagerung der Lohnzahlungsabläufe bringt. Argumente zugunsten der gesetzlichen Entwicklung wurden angeführt.

Heute sind die Einschränkungen überwunden und die alltägliche Sorge gilt der Gesundheit der Mitarbeitenden, der Rückgewinnung finanzieller Verluste oder möglicherweise der Umstrukturierung von Tätigkeiten und der dringenden Entwicklung neuer Produkte.

Parallel zu diesen Alltagsherausforderungen bleiben folgende Informationen unter dem Radar:

• Der Mindestzinssatz für unsere BVG-Guthaben bleibt für das Jahr 2022 bei 1 %.
• Der Bundesrat hat am 11. März 2022 beschlossen, dass Unternehmen für die Jahre 2020 bis 2021 rückwirkend Auszahlungen der KAE-Entschädigung beantragen können.
• Im Kanton Waadt muss die Zulagenhöhe für das dritte Kind angepasst werden, allerdings nicht in allen Fällen.
• Mit der Aufhebung der Home Office-Pflicht und dem Ende der pandemiebedingten Gesundheitsmassnahmen wird das Abkommen zwischen Frankreich und der Schweiz über die Telearbeit von Grenzgängern bis zum 30. Juni 2022 erneuert.
• Das neue Datenschutzgesetz tritt am 1. September 2023 in Kraft.

Die Beispiele zeigen, wie das regulatorische Umfeld immer komplexer wird. Die Verwaltung und die Lohnbuchhaltung waren mit vielfältigen Veränderungen, zunehmender Abwesenheitsquote und neuen Praktiken konfrontiert, was ihre Arbeitsbelastung erhöhte. Personalsachbearbeiter und Führungskräfte müssen jedoch ihre Kernkompetenzen und Bemühungen darauf konzentrieren, Teams zu aktivieren, um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden.

Lohnmanagement: welchen Teil auslagern?

Die Frage der Auslagerung sensibler Tätigkeiten mit geringem Zusatznutzen wie Lohnzahlungen stellt sich nicht mehr, sie betrifft eher die Entscheidung für die auszulagernden Tätigkeiten. Je nach Grösse der Organisationsstruktur und der vorhandenen Expertise variieren die Antworten.

Teil-Outsourcing vermittelt zwischen Konzepten und bietet eine gemischte Lösung: Ob es sich um die Einrichtung eines Unterstützungsdienstes mit Hilfe durch Spezialisten handelt oder um die Digitalisierung der gesamten Abläufe oder Teilen davon, die Vorteile sind vielfältig.

Für Organisationen, die lieber die Kontrolle behalten, kann eine Lösung, die verschiedene Dematerialisierungstechnologien wie Lohnmanagement, Dokumentenmanagement (DMS) oder elektronische Signatur kombiniert, bereits einen Zeitgewinn bieten und entlasten. Eine solche Lösung scheint besonders geeignet zu sein, um neue Formen der Fernarbeit einzubeziehen und die Zugänglichkeit von Verwaltungsdokumenten zu erleichtern. In diesem Fall ist das Outsourcing materieller Natur.

Unternehmen, die einen Schritt weiter gehen möchten, werden sich dem Outsourcing von Dienstleistungen mit vollständiger Datensammlung oder einer Erhebung in Teilen, der Berechnung von Entschädigungen oder der Vorbereitung der Sozialversicherungsabrechnungen bis hin zur Zahlung der Löhne und der Erstellung der Gehaltsabrechnung zuwenden. Im Zusammenspiel kann das einen nicht unerheblichen Gewinn von Ressourcen – Aufmerksamkeit, Zeit und Geld – bedeuten.

Die Auslagerung der Verarbeitungsabläufe muss als notwendige Wahl verstanden werden, durch die sich das Unternehmen seinem Kerngeschäft widmen und grössere regulatorische Risiken beseitigen kann. Das Erfolgsrezept liegt in der Wahl des Dienstleisters, was sowohl die eingesetzte Personalmanagementlösung mit dem zugehörigen Projektmanagement als auch seine Expertise der Serviceleistung betrifft.

Suchen Sie Unterstützung bei der
Verwaltung Ihrer Lohnabrechnungen oder
der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf