SPESENABRECHNUNG – ERFAHRUNGSBERICHT VON GTHP

Das HR Café Modul Spesenabrechnungen basiert auf der Lösung Notys by Groupe T2i. Die Software verbindet Benutzerfreundlichkeit im Alltag mit Zeitersparnis für Buchhalter und Personalabteilung! Entdecken Sie das Interview mit Nathalie Bastide, Leiterin der Buchhaltung und Verwaltung der Groupement Technique des Hippodromes Parisiens (GTHP), die die Lösung Notys für die Verarbeitung ihrer Spesenabrechnungen verwendet.

Die GTHP ist ein Verbund, der die Bereitstellung von Personal und Technik auf den Pferderennbahnen sicherstellt. Er hat sich für die Implementierung der Lösung Notys entschieden, um die Verwaltung der Spesenabrechnungen aller Mitarbeitenden zu optimieren. Die Ziele lagen deutlich auf der Hand: die Bearbeitungsabläufe für Spesenabrechnungen erleichtern, Informationsaustausch absichern und die Eingabe für die Nutzer vereinfachen.

GTHP wurde 1983 gegründet und verwaltet das gesamte Personal der Pferderennbahnen in Frankreich. In enger Zusammenarbeit mit den Rennveranstaltern umfassen die Aufgaben dieses Verbunds die Betreuung des Publikums, die Verantwortung für die Technik sowie Videoaufnahmen der Rennen. Über 50 verschiedene Berufe sind an der Organisation eines Renntages beteiligt.

«Unsere Leute sind überall unterwegs, in Paris und in der Provinz. Sie übernachten im Hotel, sie essen zu Mittag, zu Abend, geben Geld aus, das wir erstatten müssen.», erklärt Nathalie Bastide..

Eine Lösung für die Verwaltung von Spesenabrechnungen, die einfach zu bedienen und zuverlässig ist!

Die Aufgaben führen dazu, dass GTHP nur für wenige Tage Personal einstellt, das mit der Informatik nicht unbedingt vertraut ist. Der Verbund suchte nach einer ergonomischen und intuitiven Lösung für die Anwender.

«Wir brauchten wirklich eine Lösung, die einfach zu bedienen ist, denn wir haben Kurzzeitbeschäftigte in der Eventbranche, die nur wenige Tage im Jahr für uns arbeiten. Sie müssen die Lösung einfach und ohne Rückfragen benutzen können.», erläutert Nathalie Bastide.

Ziel war es darüber hinaus, die Verbuchung der Spesenabrechnungen mit einer zuverlässigen und automatisierten Lösung zu erleichtern.

«Ich wünschte mir auch eine Software, die mir bestätigt, dass alles richtig ausgefüllt, ordentlich bezahlt, richtig verbucht ist und bei der ich keine händischen Eingriffe vornehmen muss.», ergänzt Nathalie Bastide.

Die Vorteile der Bereitstellung einer Weblösung (SaaS)
Die Lösung zum Spesenabrechnungsmanagement Notys wurde wegen ihrer einfachen Bedienung und der Optimierung aller Verarbeitungsabläufe für Spesenabrechnungen gewählt, aber nicht nur deswegen! Nathalie Bastide weist darauf hin, dass die zahlreichen Vorteile einer Weblösung die Entscheidung zu ihren Gunsten haben ausfallen lassen.

«Notys wurde gewählt, weil es mit einem SaaS-Modus kommt, das bedeutet eine geringere Anfangsinvestitionen und Kostenersparnisse für unsere IT-Abteilung. Das erspart ihnen Zeit und uns Geld. «

Wegfall von Papier, Sicherheit von Informationen, reibungslose und transparente Abläufe… Vorteile für alle!

Mit seiner Benutzerfreundlichkeit erleichtert die Implementierung der Lösung Notys Spesenabrechnungen Mitarbeitenden wie Vorgesetzten das Leben.

«Ich denke, alle haben dabei gewonnen. Wir Anwender, denn wir wissen jetzt genau, von wem und wann die Spesenabrechnung genehmigt werden kann, (…) und vor allem sind wir sicher, dass die gemeldete Mehrwertsteuer stimmt. Das hat uns eine nicht unerhebliche Informationssicherheit gebracht.», führt Nathalie Bastide aus.

Die Automatisierung des Workflows konnte für den Wegfall von Papier und Postsendungen genutzt werden und sorgte gleichzeitig für Transparenz und Zuverlässigkeit.

«Früher brauchten wir manchmal fast einen Monat, um die Spesenabrechnungen zu erstatten. Jetzt brauchen wir nicht einmal eine Woche, in der sie über den Schreibtisch der Abteilungsleiter in die Buchhaltung geschleust werden, und dann werden sie bezahlt.» Auch das Fehlerrisiko wurde stark reduziert, denn die Daten werden automatisch in die Buchhaltung geladen.

Im Jahr 2021 wollte die GTHP ihren Entmaterialisierungsansatz weiter vorantreiben und stellte den Mitarbeitenden die mobile Version zur Verarbeitung von Spesenabrechnungen zur Verfügung, mit der Belege einfach über das Smartphone eingereicht werden können. Diese Lösung ist nun mit der automatischen Erkennung der auf den Belegen vorhandenen Informationen (OCR) und der beweiskräftigen Archivierung der gescannten Belege in Betrieb und sorgt für noch mehr Benutzerkomfort und Zeitersparnis!

Anhand von konkreten Beispielen erfahren Sie die guten Gründe, um das Personalmanagement zu digitalisieren. Wir zeigen Ihnen mit einer Demo-Version des Portals HR Café, wie die HR-Abläufe vereinfacht und die den Mitarbeitenden angebotenen Dienste deutlich verbessert werden können

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