GEHALTSABRECHNUNGEN DIGITALISIEREN: VOR- UND NACHTEILE

Sind digitalisierte Gehaltsabrechnungen notwendig?

Wie lässt sich das Dokumentenmanagement im Unternehmen vereinfachen? Was ist zu tun, um die HR-Arbeit zu erleichtern und effizienter zu gestalten? Eine Lösung ist zweifelsohne die Dematerialisierung.

Die Weiterverbreitung der Arbeit im Home Office in der Gesundheitskrise hat diesen Trend beschleunigt. Ein Trend, der heute nicht mehr umzukehren ist, sodass er die Unternehmen zwingt, die Hürde zur Digitalisierung zu überspringen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es liegt ganz in Ihrem Interesse, diesen Übergang effizient abzuwickeln.

Die papiergestützte Verwaltung von Lohnabrechnungen ist ein besonders zeitintensives und aufwendiges Verfahren. Ausdruck, Kuvertierung, Frankierung, Postversand – all diese Aufgaben können durch Digitalisierung erheblich vereinfacht werden.

Allerdings bietet der Übergang in die digitale Welt nicht nur Vorteile. Deswegen möchten wir Ihnen in diesem Artikel alle Aspekte nahe bringen.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen?

• Papiereinsparungen: «Paperless» ist vermutlich einer der wichtigsten Punkte, der für die Entmaterialisierung spricht. Sie ermöglicht die Abschaffung der zwingend erforderlichen Verwaltung von Hängeregistern in verschlossenen Schränken. Der Übergang zur Dematerialisierung verringert das Risiko für Verlust oder Beschädigung von Unterlagen in bedeutendem Masse.
• Zugänglichkeit: Die digitale Lohnabrechnung steht mit wenigen Klicks als PDF zur Verfügung. Ihre Lohnabrechnung kann jederzeit und von überall bereitgestellt werden, die Zugriffsrechte werden für jeden Einzelnen gewahrt. Dieser Zusammenführung wichtiger Informationen für das Unternehmen und Mitarbeitenden ist heutzutage eine Notwendigkeit.
• Verbesserte Bearbeitung: Durch die Digitalisierung wird der Bearbeitungsablauf für Lohnabrechnungen und die damit verbundenen Kosten optimiert. Die vereinfachte Übermittlung des Dokuments steigert die Produktivität der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung.
• Datensicherheit: Die Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Vertraulichkeit sind gewährleistet. Ein gutes DMS-Tool gewährleistet einen gesicherten Speicherbereich, regelmässige Back-ups sowie gesonderte Zugänge für alle Funktionen im Unternehmen. Die Lohndaten sind bei einem digitalisierten Management besser gesichert als bei der herkömmlichen Papierverwaltung.
• Zusammenführung von Dokumenten: Die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen, aber auch von allen Personalunterlagen, bietet die Möglichkeit, alle Dokumente eines Mitarbeiters einfach abzurufen, zu erfassen und herauszuziehen, z. B. beim Ausscheiden.

Welche Hürden gibt es bei der Digitalisierung Ihrer Lohnabrechnungen?

• Die Einmalkosten: Die Kosten für die digitale Transformation können bestimmte Unternehmen abschrecken, sei es für die Anschaffung eines DMS-Tools im Unternehmen oder die Einführung einer anderen zufriedenstellenden Lösung zur Speicherung von Gehaltsabrechnungen. Die Kostenfrage will allerdings langfristig bedacht sein und die Kosten einschliessen, die sich in einer herkömmlichen Papierverwaltung von Lohnabrechnungen verbergen.
• Betrug: Die Digitalisierung und Bereitstellung sensibler Daten und Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen muss im Hinblick auf die bestehenden Gefahren von Cyberangriffen und internen Betrugsfällen erfolgen. Im Rahmen einer solchen Massnahme muss das Unternehmen in erster Linie die Sicherheit seines IT-Systems gewährleisten und sie bei Bedarf verbessern.
• Unternehmenskultur: Warum sollte man ändern, was funktioniert? Die Unternehmenskultur sowie die gesamte zugehörige Organisationsstruktur und lieb gewonnene Gewohnheiten sind klassische Hürden für ein solches Projekt. Es ist wichtig, sie in der Anfangsphase Ihrer Massnahme zu berücksichtigen.

Ein Digitalisierungsprojekt für Lohnabrechnungen erfolgreich stemmen

Wir können also feststellen, dass die Vorteile schwerer wiegen. Die Dematerialisierung bietet Unternehmen einen echten Zusatznutzen und macht sie wettbewerbsfähiger: Einsparung von Zeit und Produktivität, eigenständige Mitarbeitende…

Die Innovation steht vor dem Tor! Sicherlich schreckt die Abneigung gegen Veränderungen den einen oder anderen ab, deswegen ist die Unterstützung durch qualifizierte Fachleute in diesen Übergangsphasen von grosser Bedeutung!

Sie denken darüber nach, Ihre Lohnabrechnungen digital bereitzustellen?
Wir können Sie gerne beraten.

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