Logiciel de gestion des notes de frais
Associez simplicité d'utilisation au quotidien et gain de temps pour les comptables et le service RH avec notre logiciel de gestion des dépenses des notes de frais.
Simplifiez la saisie des notes de frais pour vos collaborateurs depuis un smartphone, un ordinateur ou une tablette
Gérez la saisie de vos notes de frais de manière simple et intuitive
Offrez à vos collaborateurs une solution qui permet une automatisation de la saisie des notes de frais et justificatifs simple et intuitive ! Les données peuvent être intégrées depuis le smartphone lors du déplacement. Pour gagner du temps dans la saisie, il suffit d’insérer automatiquement le justificatif par simple photo où depuis vos cartes affaires. Toutes les formalités de déplacement sont prises en charge : avances, ordres de missions, voyages, frais kilométriques…
Dématérialisation des justificatifs et des notes de frais
Notre logiciel de gestion des notes de frais permet de dématérialiser des notes de frais et justificatifs en optant pour l’archivage à valeur probante.
Un logiciel de gestion des notes de frais qui s’adapte à vos besoins
RH ou comptable, simplifiez votre administratif ! Personnalisez le formulaire de saisie des dépenses de vos collaborateurs avec précision, selon vos besoins pour faciliter par la suite vos traitements et les remboursements : zones obligatoires, facultatives, justificatifs obligatoires…
Gagnez en productivité et réalisez un réel gain de temps grâce à l’intelligence artificielle et la technologie OCR contenue dans notre solution.
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CONTACTEZ-NOUS !
En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui seront utilisées pour répondre à votre demande ainsi que pour vous envoyer des informations du Groupe T2i. Vos droits d’accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données
Maîtrisez la politique de frais de l’entreprise
Contrôlez efficacement les notes de frais ! La mise en place des différents niveaux de validation et des alertes selon votre organisation vous permet de suivre facilement les anomalies telles que les dépassement de montant maximum autorisé. Des tableaux de bords personnalisés vous offre un suivi global des frais, avances et déplacements de vos collaborateurs.
Optimisez la gestion comptable des frais professionnels
Le logiciel de gestion des notes de frais associe simplicité d’utilisation au quotidien et productivité pour le comptable. Les données comptables et analytiques sont directement envoyées à votre logiciel de comptabilité sans besoin de ressaisie. Vous gagnez un temps précieux et réduisez drastiquement les erreurs.
Les avantages de la gestion des notes de frais HR Café
BÉNÉFICES POUR LES COLLABORATEURS : UNE APPLICATION POUR LA GESTION DES NOTES DE FRAIS SIMPLE D'UTILISATION
- L'interface ergonomique me permet de saisir mes notes de frais rapidement sur ordinateur ou via l'application mobile.
- Je peux intégrer mes justificatifs depuis l’application mobile directement lors de mes déplacements.
- Un mécanisme d’alertes et de contrôles automatiques m'évite toute erreur de saisie.
- Je visualise en temps réel l’état et le statut de chacune de mes notes de frais.
BÉNÉFICES POUR LE SERVICE COMPTABLE et RH : UN LOGICIEL DE GESTION DES NOTES DE FRAIS EFFICACE & PERFORMANT
- Je profite d’importants gains de productivité grâce au contrôle automatique de la politique de frais de l’entreprise.
- Je récupère toutes les informations des cartes affaires sans besoin de ressaisie.
- Grâce aux règles mises en place, je suis assuré que les collaborateurs joignent les justificatifs nécessaires et je les vérifie en un clic.
- J'évite toute ressaisie d'informations dans le logiciel de comptabilité.
- Je mets en place des circuits de validation selon les exigences de mon organisation.
- Je dispose d'un outil de gestion et contrôle des avances pour tous mes collaborateurs.
- Je peux en tout temps générer des tableaux de bords, des suivis et exporter les données.
- J'ai un meilleur suivi des déplacements des collaborateurs.
Les fonctionnalités du module de gestion des notes de frais
Saisie des notes de frais sur mobile
Avec son smartphone, l’utilisateur va simplement prendre en photo son ticket qui sera automatiquement lu (LAD/RAD) pour pré-saisir les informations nécessaires comme la date et le montant.
Saisie normalisée grâce à un paramétrage adapté
Chaque dépense est paramétrée avec précision, selon vos besoins. Zones obligatoires, facultatives, commentaires, quantités, justificatifs obligatoires et bien d’autres champs sont personnalisables. Afin de permettre une approche analytique des dépenses, chaque frais peut être associé à un projet client ou un projet spécifique.
Gestion des frais kilométriques
Grâce au module Notes de frais, les indemnités kilométriques remboursables sont gérées sur la base des barèmes fiscaux ou de forfaits. Le logiciel intègre un outil de recherche d’adresses et de calcul de distances entre deux lieux.
Intégration des données dans votre outil comptable
Grâce à l'intégration avec votre outil, les notes de frais peuvent automatiquement être renseignées dans votre système de comptabilité, de paie ou votre ERP. Vous évitez ainsi toute ressaissie et erreur.
Intégration des cartes affaires et factures
Le logiciel de traitement des frais professionnels automatise l'imputation de vos frais et facilite vos analyses comptables. Il importe les relevés des cartes affaires des collaborateurs pour gérer directement les frais payés par l’entreprise. De la même manière, les factures fournisseurs peuvent être automatiquement importées dans la gestion de vos notes de frais (agences de voyages, pétroliers, téléphonie, etc).
Archivage à valeur probante
Vous pouvez opter pour l’archivage à valeur probante de vos notes de frais et leurs justificatifs. Le logiciel va sceller et horodater un PDF de vos notes de frais avec l’ensemble des justificatifs associés. Ces documents sont archivés et conservés pendant toute la durée légale de conservation (6 ou 10 ans) de manière sécurisée et redondante. Grâce à l'outil, vous contrôlez finement les accès à ces documents et paramétrez le processus de suppression de ces archives.
Logiciel Multilingue
Le module est disponible en plusieurs langues et paramétrable par employé. Langues disponibles : Français, Anglais, Allemand, Espagnol
Saisie en ligne via une interface simple
Le module de gestion des notes de frais permet de saisir de manière simple et rapide, sur ordinateur ou sur application mobile, tous les documents liés à la gestion des déplacements et frais professionnels. Gestion des ordres de missions, réservations de voyages, avances et notes de frais sont accessibles grâce à une seule interface simplifiée.
Gestion des avances
La gestion des avances est intégrée au logiciel. Les avances peuvent être traitées en CHF ou en devise étrangère, approuvées par un ou plusieurs approbateurs, payées et comptabilisées automatiquement. Elles pourront par la suite être déduites sur une ou plusieurs notes de frais du collaborateur concerné.
Circuit de validation personnalisable
L'outil offre un système de workflow de validation paramétrable selon vos besoins et vos règles de gestion spécifique. Vous respectez ainsi votre processus interne de traitement des notes de frais. Les validations et refus sont conservés en historique dans la solution et facilement consultable pour chaque demande.
Gestion des ordres de missions
Le module de gestion des notes de frais permet de gérer les ordres de missions permanents ou ponctuels. Des demandes pour des réservations de voyages (billets d’avion, de train, chambres d’hôtel, etc...) peuvent être ajoutées à ces ordres de missions. Il est possible de rendre obligatoire la saisie d'un ordre de mission lors de la déclaration d’une note de frais.
Récupération automatique de la TVA
Pour chaque note de frais, le logiciel repère et met en avant tous les montants de TVA récupérables. La gestion de la TVA devient plus simple. Après vérification des montants, la ventilation dans les comptes correspondants est automatique.
Rapports et analyses
Vous générez vos tableaux de bords et exportez les données de vos utilisateurs pour un suivi complet et précis de toutes les dépenses. Une vingtaine de rapports pré-paramétrés et personnalisables sont disponibles.